Guía para organizar el mejor evento social en tu casa

Los cumpleaños, matrimonios y eventos sociales en general, tienen a una persona o un grupo de responsables que se encargan de organizar todo.

La Wedding Planer,es aquella persona que organiza la boda soñada, contacta proveedores y te hace un presupuesto tentador.

Un matrimonio en Latinoamérica cuesta alrededor de 10 mil dólares, realizar una fiesta infantil para los pequeños del hogar cuesta un mínimo de 2000 dólares.

Si no cuentas con un presupuesto elevado, tienes la opción de organizar todo tu mism@,con amigos o familiares que se quieran sumar a la producción y empezar por reducir presupuestos. Uno de los principales gastos que te ahorrarías es la de pagar a una persona que produzca todo, aunque es lo recomendable, este artículo te ayudará a producir tu propio evento.

PRE-PRODUCCIÓN DEL EVENTO:

La producción total del evento tiene 2 fases, la pre producción del evento, es el paso fundamental para organizar un evento, debes anotar todo lo que necesitas para un evento social.

DÍA,FECHA Y LUGAR:

El día es un paso fundamental para realizar tu evento, debes elegir uno donde el siguiente día las personas puedan descansar (incluye feriados),un sábado puede ser magnífico para tu evento. Debes tener en cuenta alguna celebración tradicional como Navidad, Año Nuevo, feriados largos. Si haces tu evento cerca a estas fechas lo más probable es que te quedes con los bocaditos.

Si dispones de un lugar espacioso es ideal para hacer tu evento, si tienes algún familiar con una casa o patio grande sería grandioso, procura pedir a dos voluntarios para que te ayuden con la limpieza al final el evento, no queremos que tus familiares se molesten.

Si decides hacerlo en un espacio abierto, puede ser en un parque cerca de tu casa o en la cuadra, debes averiguar en la Municipalidad y pedir los permisos correspondientes para evitar que un vecino aguafiestas arruine el día.

INVITADOS

En primer lugar debes enumerar la lista de invitados, la cantidad aproximada es importante para realizar el presupuesto. Una vez que hayas entregado todas las invitaciones con 2 semanas de anticipación, comunícate con todos los invitados para que te confirmen su asistencia, incluso puede hacerlo algún familiar tuyo.

CATERING – MESA DE COMIDA

Como no estamos para gastar, el catering y la comida corre por nuestra cuenta, procura comprar “bocaditos” snacks o piqueos,recuerda que los invitados quieren divertiré y no sentirse llenos con tanta comida.

Si les entregas un plato de comida parecido a un cerro, ten por seguro que nadie querrá levantarse para bailar o realizar alguna dinámica. Nunca se sirve el plato lleno.

Puedes colocar bocaditos salados o dulces en bandejas blancas,transparentes,además de decorarlas a tu gusto.

 

MÚSICA Y ENTRETENIMIENTO

Si tu evento no tiene música estarás condenad@ al fracaso, la música es importante en la organización de eventos, revisa tu lista de invitados y fíjate que tipo de música escuchan.

Si estás organizando una fiesta infantil, deberás descargar o comprar música actualizada, moderna y muy movida. Procura descargar remix o mix de canciones que duren 10 minutos. Recuerda que los niños de ahora ya no escuchan las canciones antiguas infantiles. Olvídate del Axe Bahía,Tatiana,Xuxa,entre otros.

Si estás organizando un evento social para adultos, debes seleccionar la música antes de descargarla, los merengues antiguos, la salsa y el rock de los 80 son infaltables. Si no tienes conocimiento sobre temas musicales, investiga por Internet.

Coordina con algún familiar para que se dedique exclusivamente a la música. Pide prestado un equipo que suene fuerte o alquila parlantes y una consola que te ayudarán mucho.

Nunca dejes que un disco de música corra solo o el Youtube automáticamente pase canción por canción.

Si no cuentas con un presupuesto para contratar un show, animador o DJ, puedes investigar acerca de las dinámicas que hay en Internet, los juegos son infaltables a la hora de animar a las personas.

LUCES Y EFECTOS

Una buena iluminación favorece en todo a tu evento, debes conseguir luces de colores,led de colores o algún efecto que te ayude a cambiar el ambiente de la fiesta. Una luz estacionaria no ayuda en nada a un evento. Las luces de colores son esenciales para alegrar la fiesta, recuerda que las personas asisten a las discotecas para divertirse y relajarse sin mucha luz.

NÚMEROS DE EMERGENCIA

Debes prevenir antes que lamentar, anota todos los números de los bomberos,serenazgo y policía. Además de proveedores de hielo, puedes conversar con una bodega cercana al evento para acudir a cualquier hora si te falta algo.

Estos son algunos de los pasos que debes tener en cuenta a la hora de planificar tu evento,trata de reducir costos y ahorra!

 

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